Speisen kalkulieren: Wareneinsatz und Kalkulationsfaktor

Die Begriffe kurz erklärt

• Wareneinsatz je Portion: der Einkaufswert aller Zutaten, die in eine Portion eingehen, ohne Vorsteuer.
• Wareneinsatzquote: der Anteil des Wareneinsatzes am Nettoverkaufspreis, in Prozent.
• Kalkulationsfaktor: die Zahl, mit der Sie den Wareneinsatz multiplizieren, um den Nettoverkaufspreis zu erhalten.
• Nettoverkaufspreis: der Preis ohne Umsatzsteuer. Aus ihm bezahlen Sie Waren, alle übrigen Kosten und den Gewinn.
• Bruttoverkaufspreis: Nettoverkaufspreis plus Umsatzsteuer, also der Preis auf der Karte.
• Rohertrag je Portion: Nettoverkaufspreis minus Wareneinsatz. In der Gastronomie ist dafür auch der Begriff Deckungsbeitrag verbreitet.

Schritt 1: Wareneinsatz je Portion

Als Beispiel dient Spaghetti Bolognese für vier Portionen, dasselbe Gericht, mit dem die Gastro-Kalkulation vorausgefüllt ist. Die Einkaufspreise sind Beispielwerte ohne Vorsteuer, keine Marktpreise.

Zutatenkosten = Menge in kg, l oder Stück × Einkaufspreis je kg, l oder Stück

Achten Sie auf die Einheit: Gramm und Milliliter rechnen Sie in Kilogramm und Liter um, bevor Sie mit dem Kilopreis multiplizieren. 400 Gramm sind 0,4 Kilogramm, 40 Milliliter sind 0,04 Liter. Bei Ware in Gebinden rechnen Sie den Preis je Einheit aus: Ein Sack Zwiebeln mit 5 Kilogramm zu 10,00 € entspricht den 2,00 € je Kilogramm aus dem Beispiel.

Schritt 2: Kalkulationsfaktor oder Zielquote

Für den Nettoverkaufspreis gibt es zwei gleichwertige Wege:

Nettoverkaufspreis = Wareneinsatz je Portion × Kalkulationsfaktor

Nettoverkaufspreis = Wareneinsatz je Portion ÷ Ziel-Wareneinsatzquote × 100

Beide Wege lassen sich ineinander umrechnen: Kalkulationsfaktor = 100 ÷ Wareneinsatzquote. Ein Faktor von 3,5 entspricht einer Quote von rund 28,6 %, eine Zielquote von 30 % einem Faktor von rund 3,33. Deshalb liegen die beiden Ergebnisse 50 Cent auseinander.

Schritt 3: Umsatzsteuer aufschlagen

Bruttoverkaufspreis = Nettoverkaufspreis × (1 + Umsatzsteuersatz ÷ 100)

Für Restaurant- und Verpflegungsdienstleistungen gilt nach § 12 Absatz 2 Nummer 15 des Umsatzsteuergesetzes der ermäßigte Satz von 7 Prozent, ausgenommen die Abgabe von Getränken. Für Getränke gilt der Regelsatz von 19 Prozent nach § 12 Absatz 1.

Kalkulieren Sie Speisen und Getränke deshalb getrennt. In der Gastro-Kalkulation wählen Sie den Satz für jedes Gericht zwischen 7 und 19 Prozent.

Quelle: § 12 Umsatzsteuergesetz, Stand: Oktober 2026. Prüfen Sie vor jeder Kalkulation den aktuell gültigen Satz. Keine Steuerberatung: Welcher Satz für Ihr Angebot gilt, etwa bei Außer-Haus-Verkauf oder Pauschalangeboten, klärt Ihre Steuerberatung.

Schritt 4: Kartenpreis festlegen und nachrechnen

Der errechnete Bruttopreis ist ein rechnerischer Wert. Auf die Karte kommt meist ein glatter Betrag. Damit Sie wissen, was die Rundung bewirkt, rechnen Sie die Quote rückwärts nach:

Tatsächliche Wareneinsatzquote = Wareneinsatz je Portion ÷ (Kartenpreis ÷ 1,07) × 100

Abgerundet auf 10,90 € liegt die Quote nahe am Ziel von 30 %; aufgerundet auf 11,50 € bleibt mehr Spielraum für steigende Einkaufspreise. Beide Entscheidungen sind vertretbar. Wichtig ist, dass Sie sie bewusst treffen.

Warum ein Faktor für alle Gerichte nicht reicht

Ein einheitlicher Faktor macht teure Gerichte sehr teuer und günstige sehr günstig. Entscheidend für Ihren Betrieb ist, wie viel Euro jedes verkaufte Gericht zu den übrigen Kosten beiträgt: der Rohertrag je Portion.

Das Steak hat mit rund 36 % die deutlich höhere Wareneinsatzquote und bringt trotzdem mehr als doppelt so viel Rohertrag je Portion. Mit dem Faktor 3,5 käme es auf netto 34,30 € und brutto 36,70 €. Ob Ihre Gäste diesen Preis zahlen, wissen nur Sie. Üblich ist deshalb eine Mischkalkulation: teure Hauptgerichte mit kleinerem Faktor, günstige Gerichte und Getränke mit größerem. Wie Sie solche Gerichte auf der Karte platzieren, beschreibt der Beitrag Speisekarte gestalten: neun Regeln für mehr Umsatz.

Wie Sie Ihren eigenen Faktor finden

Einen für alle Betriebe passenden Faktor gibt es nicht. Leiten Sie ihn aus Ihren eigenen Zahlen ab: Teilen Sie den Nettoumsatz eines Zeitraums durch den Wareneinsatz desselben Zeitraums. Erfassen Sie Speisen und Getränke getrennt, erhalten Sie zwei aussagekräftigere Werte statt einer Mischzahl.

Prüfen Sie dann, ob der Rohertrag von 7.000 € Personal, Miete, Energie, Versicherungen und den Gewinn trägt. Wenn nicht, reicht der Faktor nicht aus oder die Kosten sind zu hoch. Den Wareneinsatz eines Zeitraums ermitteln Sie mit dem Wareneinsatz-Rechner: Anfangsbestand plus Einkäufe minus Endbestand.

Häufige Fehler in der Kalkulation

• Fertiggewicht statt Einkaufsmenge: Ein Kilogramm Karotten kostet im Beispiel 1,80 €, nach dem Schälen bleiben 850 Gramm. Der Preis je verwendbarem Kilogramm liegt dann bei 1,80 € ÷ 0,85 = 2,12 €.
• Einkaufspreise mit Vorsteuer: Ist Ihr Betrieb zum Vorsteuerabzug berechtigt, rechnen Sie mit Nettopreisen. Sonst fällt der Wareneinsatz zu hoch aus.
• Vergessene Kleinzutaten: Salz, Gewürze, Fett, Garnitur und Brot zum Gericht gehören als eigene Position mit geschätztem Betrag in die Rechnung.
• Portionen nach Gefühl: 20 Gramm Parmesan mehr je Portion sind beim Beispielpreis 0,02 kg × 20,00 € = 0,40 € mehr Wareneinsatz, also gut 13 % mehr als die kalkulierten 3,00 €. Wiegen Sie eine Portion einmal nach.
• Getränke nicht kalkuliert: Auch ein Glas Wein hat einen Wareneinsatz. Eine Flasche mit 0,75 Litern zu 6,00 € netto ergibt bei 0,2 Litern je Glas 3,75 Gläser und damit 1,60 € je Glas. Mit dem Faktor 4 sind das netto 6,40 €, mit 19 % brutto 7,62 €.
• Alte Einkaufspreise: Prüfen Sie die Kalkulation, wenn sich Preise wichtiger Zutaten ändern, und mindestens bei jedem Kartenwechsel.

Checkliste für die Kalkulation

• Für jedes Gericht gibt es ein Rezept mit Mengen für eine feste Zahl an Portionen.
• Die Mengen sind Einkaufsmengen, Schäl- und Garverluste sind eingerechnet.
• Die Einkaufspreise sind netto und aktuell.
• Kleinzutaten und Garnitur stehen als eigene Position in der Rechnung.
• Faktor oder Zielquote sind aus den eigenen Zahlen abgeleitet.
• Speisen und Getränke sind mit dem jeweils gültigen Steuersatz kalkuliert.
• Der Kartenpreis ist bewusst gerundet und die Quote nachgerechnet.
• Der Rohertrag je Gericht ist bekannt, nicht nur die Quote.

Häufige Fragen